BASE DE DATOS

 



BASES DE DATOS

Es como una coleción de datos referentes a determinados temas u objetivos. Una base de datos es como un contenedor  de información, en el que se podrán añadir registros para su posterior recopilación y analisis. La creación de base de datos es indispensable para poder gestionar archivos.

En una base de datos, se podrá introducir información, ordenarla, realizar consultas, facilitar informes para su impresión, etc.

 

 

 

TIPOS

 

• Base de datos jerárquicas
• Base de datos en red
• Base de datos relacionales

 

 RELACIONES
 

 

 

FUNCIONES
 
 
• Las mas utilizadas son la que se detallan a continuación y estan compuestas por tablas en donde es guardada la información, y por registros, que son las filas que poseen la información de una tabla.
• Evita la redundancia e inconsistencia en los datos.
• Facilita el acceso a los datos
• Facilita la creación de programas que trabajen sobre los datos.
• Permite el acceso concurrente
• Controla la seguridad en los accesos a datos
• Asegura la integridad de la base de datos

 

COMPONETES DE LA BASE DE DATOS

•  Tablas
• Consultas
• Formularios
• Informes
• Modulos

Tabla

 

 

Consultas

 

 

Formularios

 

 

   

Una base de datos puede ser utilizada por programas ajenos a Access, tambien se podran inportar o exportar datos con otras aplicaciones de Office como puede ser : Word, Excel, etc.

 

 

HERRAMIENTAS BASICAS DEL SISTEMA OPERATIVO

Dentro de las principales actividades de optimización y mejoramiento que se debe realizar a un ordenador estan:

• Defragmentación de disco
• Limpiar el registro de Windows
• Limpiar Archivos temporales
• Liberar y optimizar la memoria
 
 

SISTEMAS OPERATIVOS EN REDES LOCALES

 

 No es mas que dos o mas ordenadores conectados entre si de modo que puedan compartir información; para ello es necesario unos adaptadores de red, con su cableado y el software necesario para que se puedan comunicar.

 

APLICACIONES DE MEDIDAS DE SEGURIDAD

 

Se denominan virus en informatica a ciertos programas destinados a romper la seguridad de un sistema , siendo estos unos de los principales atacantes. Dichos virus pueden agredir tanto a elementos del software como del hardware.

 

Los medios con los que suelen atacar son los siguientes:

1. Bomba Lógica: Distorciona el funcionamiento normal del programa
2. Caballos de Troya : Suplantación del verdadero programa.
3. Virus: Se reproduce en diversos ambitos del sistema, a fin de lograr la destrucción de sus datos, e incluso del sistema mismo.
4. Gusano:  Programa que envia copias del mismo mediante la red a fin de colapsarla con la apropieción de todo el ancho de banda que se dispone para las comunicaciones.
5. Puerta de entrada falsas (Backdoor):  Se establece para poder entrar en el sistema, sin tener que pasar los controles de seguridad oportunos.
 
PROGRAMAS ANTIVIRUS

• Kasperski
• BitDefender
• McAffee Viruscan
• Panda antivirus
• Norton Antivirus
 

UTILIDADES DE LOS ANTIVIRUS

 

Búsqueda de Virus:  En la memoria y unidades de disco del ordenador

 

Revisa Todos los programas: Que se ejecuten y todos los ficheros que se habran para la identificación de virus. Tambien vigila el correo electronico y los nuevos ficheros que se aporten, es conocido como programa escudo o guardian.

 

De vital importancia es la actualización del sistema que se tenga instalado en el equipo, ya que siempre estan apareciendo virus nuevos y es necesario que el antivirus lo reconosca para que el equipo esté proteguido integramente.

 

 

FIREWALL O CORTAFUEGOS

 

 

Normalmente se suele utilizar en la redes privadas conectadas a Internet, a fin de evitar que los usuarios no autorizados puedan acceder a las mismas. El cortafuego examina y bloquea todos los mensajes que no posean los criterios de seguridad estipulado y, por tanto todos los mensajes que entren o salgan de la intranet pasan por él.

 

Un cortafuego no elimina el problema de los virus del ordenador, pero si añade la seguridad y protección ante el virus en la red, cuando se utiliza simultaneamente con un software de antivirus y con periodicas revisiones del sistema oparetivo.

 

ANTISPAM

 

Correos electronicos que no son deseados, publicidad que no se ha solicitado,etc. El antispam es la herramienta informatica que se encarga de detectar y eliminar el Spam y los correos no deseados.

 

SPYWARE

 

Es un software espia que recopila información desde el ordenador donde se esta trabajando, introduciendose y operando en él sin que lo advierta el usuario.Los espias entran cuando se instala un programa y se acepta sus condiciones.

 

 

 



OPTIMIZACIÓN BÁSICA DE UN SISTEMA DE ARCHIVOS ELECTRICOS

EQUIPOS INFORMATICOS

Un ordenador personal de sobremesa esta compuesto de varios elementos, la pieza mas importante es el microprocesador que sera quién realice los cálculos y operaciones matemáticas a una velocidad inimaginable. La torre es la que abarca todos los componentes, dentro de ella se encuentran la placa base, el microprocesador la tarjeta de vídeo y sonido.
 

ELEMENTOS DE HARDWARE 

 

 

Es la unidad central de proceso y almacenamiento, equipos periféricos, componentes físicos de redes locales y superiores de conexión.  El hardware y el software son el alma y el cuerpo del ordenador.

El Hardware esta compuesto por los elementos físicos que componen el ordenador tales como: la torre, lectores de cd y dvd y tarjeta gráfica,etc. 

COMPONENTES DEL P.C.

• Placa base
• Dispositivos de entrada y salida

1. Salida: impresora, monitor
2. Entrada: teclado ratón, etc.

• Dispositivos de almacenamiento
• Comunicaciones
• Memoria Ram o memoria principal.
• Ranuras de expansión
• Disco duro
• Periféricos
• Tarjeta grafica ( para ver imágenes)
• Monitor
• Tarjeta de sonido ( para escuchar música)
• Teclado
• Tablet degitalizadora
• Ratón
• Impresora
• Escaner
• Módem ( se conecta a la linea telefónica) 
• Router
• Tarjeta Red Ethernet
• Tarjeta Red Wireles ( inalambricos)
• Lapices de memoria (pen-drive)
• Tarjetas de memoria (necesitan unidades lectoras como las tarjetas de cámaras de foto digital y videocámaras)
• Unidades Zip ( 1 terabyte 1000 gb)
• CDS
• DVDS

 

ELEMENTOS DE SOFTWARE

 

 

 

TIPOS DE SOFTWARE

 

 

 

El software son los programas e instrucciones necesarios para que funcione un ordenador ejm: sistemas operativos, procesador de texto, programa de base de datos,etc.

INSTALACIÓN DE PROGRAMAS

Todos los sistemas operativos traen consigo un numero limitado de programas pero, para cubrir las necesidades del usuario hace falta instalar nuevos programas con los que se puede trabajar en las tareas de archivos. Cada  programa tiene un sistema de instalación similar y suele venir con unas instrucciones de instalación y sera el propio instalador el que configure el programa para su correcto funcionamiento.

DESINSTALAR PROGRAMAS

Cuando ya no se necesita un programa que ya esta instalado lo mejor es desinstalarlo de esta forma se libera espacio en el disco duro y el sistema ira mas rápido.

ACTUALIZACIÓN DE APLICACIONES

Después de un tiempo de haber instalado los programas es recomendable actualizarlos para corregir fallos o para añadirle nuevas funcionalidades normalmente se lo hace con el ordenador conectado al Internet donde buscan automáticamente sus propias actualizaciones.

OPTIMIZACIÓN DE SISTEMAS OPERATIVOS EN LA RED

 

El software es el alma del ordenador que con el apropiado, un ordenador podrá realizar funciones de almacenamiento y recuperación de la información, corregir fotos,realizar cálculos matemáticos, etc.

se clasifican en dos tipos: 

1. Programas de Sistemas
2. Programas de Aplicación

El principal es el Sistema Operativo que sera el encargado de controlar todos los recursos del ordenador.

 

SISTEMAS OPERATIVOS MONO-USUARIO

Solo puede atender a un solo usuario.

SISTEMAS OPERATIVOS MULTI-USUARIOS

Varios usuarios pueden acceder a el para realizar diversas tareas, bien sea por varios terminales conectados al ordenador  o por el acceso mediante cesiones remotas en red.

FUNCIONES Y COMANDOS BÁSICOS

 

 

CLASIFICACIÓN:

 

1. Ejecución de programas: incluye ordenes para cargar y ejecutar programas
 
2. Operaciones de entrada y salida: Son ordenes en las que se puede solicitar a un periferico, como ordenes de escritura, de lectura , control leer y modificar sus atributos.
 
3. Operaciones con ficheros: El sistema permite realizar operaciones como crear, borrar, abrir, cerrar, escribir, leer y avanzar, etc.
 
4. Detección de errores: El Sistema Operativo supervisa todas las operaciones y determina si hay errores tales como; en los perifericos o en la memoria y anomalias en la ejecución de programas.



DISPOSICIÓN DE CONTRASEÑA Y ATRIBUTOS DE ACCESO

Para el acceso a los datos, depebndiendo de las empresas, existen unas medidas de seguridad que en algunos casos resultan extremas dependiendo de la información; se puede acceder a la información a traves de:

• Formularios
• Targetas electronicas
• Huellas dactilar
• Escaner de retina

TECNICAS DE PROTECCIÓN DE ACCESO PUBLICOS Y PRIVADOS EN ARCHVOS

NIVEL DE PROTECCIÓN

Lo mas recomendable es que la empresa cuente con cámaras de seguridad para evitar robos, falsificación, interperie, pérdida o destrucción de los informes.

Se puede tener duplicados en lugares separados como: cajones, escritorios, taquillas con llave, etc.

Se pueden ytilizar cajas de seguridad en Bancos como por ejemplo, escrituras, contratos, contratos, formulas, etc. domumentos de suma importancia para la empresa.

Cabe recalcar que cada empresa tiene su propio sistema de seguridad.

 

PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

Toda ley de protección de datos se basa en algunos conceptos básicos de la Constitución. La normativa aplicada en España se encuentra recogida en la Ley Orgánica 15/99 de 13 de diciembre, (LOPD) y el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el reglamento de Ley Organica 15/99, de 13 de diciembre. protección de datos de carácter personal, que es el que sienta las bases, define y aclara los conceptos fundamentales.

BACKUP

Una copia de seguridad, copia de respaldo o backup en tecnologías de la información e informática es una copia de los datos originales que se realiza con el fin de disponer de un medio de recuperarlos en caso de su pérdida. ...

Los backup son una forma mas comoda de realizar copia de seguridad de nuestra información.

VENTAJAS

Se puede programar, comprimir e incluso se puede hacer que modifique los archivos que han sifrido algun cambio.

MISIÓN DE LOS ARCHIVOS

Sistematizar y representar el contenido de los documentos para que puedan ser recuperados por el usuario.

 

PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y POSTERIOR ARCHIVO

 

Se identifica los medios materiales y se agrupan en:

 

Elementos físicos: instalaciones, mobiliario, accesorios de soporte y conservación.

 

Elementos magnéticos: microfilmes y archivos informáticos.

ARMARIO ARCHIVADOR

ELEMENTOS MAGNETICOS

• Microfilms
• Archivos informaticos

TIPOS DE ELEMENTOS FISICOS

• Instalaciones de Archivos
• Mobiliario
• Accesorios de Soporte y Conservación

 

ELEMENTOS DE SOPORTE

Carpetas colgantes suspendidas

 

CAJAS A-Z

 

 

SOPORTE MOBILIARIO

Armarios
Carros móviles
Estanterías
Ficheros
Muebles mixtos, etc.

 

 

 

PROCEDIMIENTOS DE BÚSQUEDA, RECUPERACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN ARCHIVADA

La información la debe custodiar las personas designadas para ello; para lo cual se debe tomar en cuenta lo siguiente:

• Usuario asignado
• Una ves realizada la consulta o actualización se procede a cerrar la base de datos.
• Para modificaciones, correcciones y actualizaciones existirá personal autorizado.
• Todos los datos quedan grabados

FUNCIONES Y CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS OPERATIVOS Y DE ARCHIVO

El sistema operativo se establece bajo un programa fundamental (WINDOWS)

CONFIGURACIÓN  DE OBJETOS EN SISTEMA OPERATIVO FORMA DE OPERAR

Los sistemas operativos basan su estructura de archivos en carpetas, que a su vez contienen más archivos y carpetas. 

Llamadas también directorios son una forma de clasificar los archivos que se tienen en el ordenador se agrupan.

CREACIÓN NOMBRAMIENTO, COPIA Y ELIMINACIÓN DE ARCHIVOS, CARPETAS Y SUB-CARPETAS. 

• Nueva carpeta con su respectivo nombre
• Mover y copiar se selecciona la carpeta deseada y se la mueve a su destino para colocar el archivo.
• Renombrar archivos y carpetas( cambiar nombre si se desea)
• Eliminar archivos o carpetas a la papelera de resiclage.

•  Vaciar la pepelera de reciclage ó restaurar.

 

ARCHIVO DOCUMENTAL DIGITAL

VENTAJAS

• Ahorra espacio
• Agilita la gestión
• Fiable
• Garantía y conservación de los documentos 
• Acceso a la información desde un punto único
• se controla el estado y ubicación de cada documento
• Se accede con firma digital

FORMAS DE DIGITALIZAR LOS ARCHIVOS CONVENCIONALES

Manualmente: Es transferir un texto de un documento a un archivo digital manualmente (base de datos)

Medios Electrónicos: La persona aporta la información que es recogida por un equipo de digitalización tales como:

• Escaner
• Grabadoras de Sonido
• etc.

TIPOS DE ESCANER 

Existen diferentes tipos de escaner entre los que señalamos los siguientes:

1. Escaner de mano
2. Escaner plano
3. Escaner de trayectoria aérea
4. Escaner con alimentación de hojas
5. Escaner de tambor
6. Escaner de tipo pie
7. Escaner para microfilms
8. Escaner para transferencias

ESCANER MANUAL

APLICACIÓN DEL MANUAL DE AYUDAS

Una ves hechas la subdivisiones relativas a la ordenación de documentos a consultar, se elabora un manual para gestión documental que servirá como instrumento para todos los que realicen el trabajo en el proceso de documentos.

MISIÓN DE LOS ARCHIVOS

Sistematizar y presentar el contenido de los documentos para que puedan ser recuperados por el usuario.

FINALIDAD Y OBJETIVOS

El principal objetivo radica en la conservación de documentos bien ordenados y clasificados garantizando la eficacia  de una busqueda rapida.

El archivo posee la función de ser centro activo de información, se relaciona nuevos documentos con los ya archivados.

GESTIÓN DE ARCHIVOS (video)

 

 

ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS

Estan distribuidos por departamentos llegando a tener tantos como la propia empresa.

ARCHIVOS INFORMATICOS

Todos los archivos tanto activos como inactivos y el   inactivo pueden ser archivados informaticamente.

CLASIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN

Es el arte de ordenar objetos y documentos designando a cada uno su lugar respectivo.

CODIFICACIÓN

Consiste en asignar numeros, simbolos, letras a los documentos de acuerdo a un plan sistematico para poderlos distinguir.

SISTEMA ALFABETICO

Se utiliza el abecedario para establecer una clasificación ya sea por nombres de personas, organizaciones, localidades, categorias, tema. etc.

SISTEMA NÚMERICO

Se utlizan los números y su natural seriación progresiva

CLASIFICACIÓN ALFANUMERICA

Se asigna numeros y letras a cada elemento a ordenar.

CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA

Se clasifica por fechas, basta con ordenar los años dentro de estos los meses y por ultimo los dias. Se conbina con el sistema alfabetico y numerico.

CLASIFICACIÓN TEMÁTICA O POR MATERIAS

Se clasifican los documentos de acuerdo a su naturaleza.

				AÑOS
		LIBROS DE BALANCE		MESES
		LIBROS DIARIO	ORD. CRONOLÓGICA	DIAS
1	CONTABILIDAD	LIBROS MAYORES
2	PERSONAL	LIBROS DE MATRICULA
		ENTRADAS
3	REGISTROS	CORRESPONDENCIA
		SALIDAS, ETC.

  

 CLASIFICACIÓN GEOGRAFICA

Se ordena de acuerdo a la localización geografica, ejm. Región, Provincia, Municipio y Apellidos.









CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS

ARCHIVOS ACTIVOS

 

Son los documento actuales en vigor de la empresa entre los cuales se señalan los sigueintes:

• Clientes actuales
• Leyes en Vigor
• Reglamentos de seguridad e higiene.



 

ARCHIVOS SEMIACTIVOS

 

Son los documentos que la empresa no requiere necesariamente para su funcionamiento diario

 

 

ARCHIVOS INACTIVOS

 

Son los archivos de total inactualidad, de consulta practicamente nula entre ellos señalamos:

• Libros de registros
• Escrituras, contratos y otros de valor historico, etc

 

ARCHIVO CENTRAL

 

Se conservan los documentos e información de la empresa, dependiento del tañano de misma:

 

• En grandes y medianas empresas suele ser inactivo
• En pequeñas empresa lo habitual es tener juntos los tres tipos de archivos: activo, semiactivo  e inactivo.

 

GESTIÓN DE ARCHIVOS PÚBLICOS Y PRIVADOS



 

GESTION DE ARCHIVOS  PUBLICOS Y PRIVADOS

 INTRODUCCIÓN

La gestión y administracion de archivos se hace cada vez mas necesaria ya que es un recurso importante para el mantenimeinto y avance de la sociedad en que vivimos.





  APLICACIONES DE TECNICAS DE ARCHIVOS DOCUMENTAL

Todas la empresas tanto públicas como privadas necesitan llevar al dia los documentos propios para su regimen interno tales como:

• Pdidos
• Facturas
• Cotizaciones
• Solicitudes, etc.

Para su posterior utilizacion y consulta, se requiere que esten organizadas de formas ordenadas y sistematica a fin de facilitar su localización.

En este sentido juegan un papel importantisimo los archivos de la empresa ya que es el encargado de guardar y hacer una clasificacion organizada de los documentos.

SISTEMA DE CLASIFICACION Y ORDENACIÓN

 

• Documentación que hay que conservar y transmitir en cada empresa.

• Documentación de utilidad para la Gestión Empresarial y para el desempeño de la función que realiza dicha empresa.
• Carácter histórico para la empresa
• Información del inicio de la empresa, desde su organización